2015 — Бест Офис

Без услуги голосовой почты сегодня сложно представить работу офиса, банка, колл-центра. Современные системы Panasonic серии KX-TDA не имеют готовых интегрированных решений в этом направлении. В планах компании включить голосовую плату только в одну версию – KX-TDA30. В остальных случаях необходимо использовать внешние голосовые процессоры.

Голосовые системы Panasonic KX-TVM выполняют следующие функции:

• автосекретарь;
• воспроизведение приветствий;
• запись разговоров;
• хранение в архиве.

Речевые процессоры позволяют расширить возможности современной АТС, увеличивая количество обработанных звонков. Клиенты узнают данные о компании, пользуясь речевым меню. А время сотрудников тратится на более важные задачи.

Системы Panasonic KX-TVM в сравнении с DISA имеют расширенный функционал. Они предлагают пять основных режимов работы:

• автосекретарь – абонент выбирает направление переадресации;
• система меню – многоуровневое меню с предложением различных действий: соединить с оператором, прислать факс;
• интервью – список вопросов звонящему;
• голосовая почта – запись и сохранение разговоров в почтовом ящике.

Самые популярные модели голосовых процессоров Panasonic – KX-TVM50 и KX-TVM200. Эти системы позволяют сообщения на e-mail, SMS. Вы и ваши сотрудники получаете возможность всегда быть в курсе последних звонков, где бы не находились.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Выбирая систему коммуникаций, больше 80% заказчиков допускают одни и те же ошибки. Это происходит из-за узкой специализации данной сферы и низкой осведомленности клиентов. Рассмотрим самые популярные из ошибок, чтобы вы могли их избежать.

№ 1. Наш сотрудник все сделает.

СКС (Структурированная кабельная система)– сложная система, которая требует профессиональной инсталляции и широкого спектра знаний. Сотрудник вашей компании, который сталкивался с проведением сетей ранее или видел, как это делают другие, не сможет решить все вопросы. В компаниях, предоставляющих услуги установки и настройки системы коммуникаций, монтажом и обслуживанием занимается отдел специалистов, которые ежедневно решают такие вопросы. Поэтому они готовы к любой ситуации.

Некачественная установка или настройка часто становятся причиной поломок или неправильной работы сети. Компания теряет клиентов, если IT-специалист не знает, как быстро наладить работу системы.

№ 2. У нас небольшая компания. Для чего нам СКС, если можно использовать обычную локальную сеть?

Простые кабельные системы не являются сегодня более дешевым вариантом. Вы экономите на стоимости СКС, но заплатите деньги за дополнительное оборудование. А модернизация такой системы сложна и неудобна, поэтому через год-два она становится не актуальной. Таким образом, экономное решение становится головной болью, для избавления от которой нужно осуществить еще большие вложения.

Качественная СКС – это система, способная гибко изменяться и обновляться под требования заказчика. Только такое решение в эпоху быстрого технологического развития будет конкурентным в течение 10-ти ближайших лет.

В следующей статье вас ждет еще 2 распространенные ошибки, допускаемые при построении СКС. Не пропустите!

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Функция «Наведение справки во время разговора» является дополнительной в большинстве современных АТС. Она позволяет в процессе телефонного разговора с абонентом прерваться на консультацию, а после продолжить разговор. При этом не нужно прерывать звонок и перезванивать человеку. Во время ожидания абонент слышит приятную мелодию.

Также функция позволяет поочередно вести разговор с двумя абонентами, периодически переключаясь между ними для получения необходимой информации. Очень удобно для работы клиент-менеджеров, операторов колл-центра, секретарей.

Наведение справки дает возможность:
1) упростить взаимосвязь между отделами компании или разными сотрудниками;
2) ускорить процесс получения информации для клиентов;
3) сделать работу технической поддержки или колл-центра более эффективной.


Для пользования функцией во время телефонного разговора с абонентом нажмите кнопку R, наберите номер второго абонента и нажмите 1. В этот момент первому абоненту будет отправлено сообщение о необходимости ожидания. Восстановление связи с первым абонентом происходит с помощью нажатия той же кнопки.

С помощью этой функции можно также соединить второго и третьего абонента. Основным требованием при этом является принадлежность одного из них к АТС. Для этого после нажатия кнопки R и сигнала ответа станции, необходимо набрать 4. Если требуется создать телефонную связь между тремя абонентами, все они должны пользовать единой станцией. В этом случае после сигнала ответа станции нужно нажать 3.

Простота и надежность функции делают ее популярной в компаниях разного размера и сфер бизнеса. Она позволяет значительно ускорить решение вопросов с клиентами и сотрудниками.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Конференц-система – это комплексная система для проведения переговоров, конференций, дискуссий, выступлений, слушаний. Она упрощает общение между удаленными офисами компании, с партнерами, клиентами, а также позволяет наладить хороший звук в аудитории. Сегодня ни один кабинет для переговоров или пресс-центр не обходится без такой системы.

Основные цели создания конференц-системы:
• экономия времени на переговоры;
• полный контроль процесса;
• систематическое ведение протокола встречи.

В состав стандартной конференц-системы входят цифровой блок и необходимое количество дискуссионных пультов. Последние монтируются на столы или в подлокотники кресел. На центральном блоке можно выставлять звук и другие параметры.

Современное оборудование дает возможность реализации множества функций, таких как:
• синхронный перевод;
• проведение аудио- и видеоконференций;
• проведение голосований и другие.

Основные виды конференц-систем: проводные (аналоговые или цифровые) и беспроводные. Аналоговые системы имеют самую низкую цену, но обеспечивают достаточно низкое качество передачи звука. Цифровые наделены большей функциональностью и гибкостью, но используют дорогостоящие кабели. В отличие от этих вариантов, безусловным преимуществом беспроводных систем является мобильность.

Современные конференц-системы позволяют реализовывать гибкие и индивидуальные решения с учетом задач компании и специфики бизнеса.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

В мини-АТС скрывается множество возможностей. Одной из них является подключение к корпоративной сети не только внутриофисных телефонов, но также мобильных и аппаратных устройств в филиалах компании. При этом филиалы или сотрудники могут находится в разных регионах и странах.

Подключение удаленных сотрудников позволяет упростить и связать в единую корпоративную систему общение удаленных и штатных сотрудников. В эру развития интернет-технологий это актуально, как никогда.

Для подключения удаленных мест используются широкополосные соединения через канал xDSL или защищенные интернет-каналы. На практике для подсоединения в АТС устанавливаются специальные модули или цифровые системные аппараты. Удаленному абоненту выделяется внутренний номер, и он получает возможность пользования всеми функциями АТС.

Объединение удаленных офисов

Если вам нужно объединить два офиса одной сетью телефонии, для этого используются IP-каналы. Они позволяют объединить две сети в одну с общей системой телефонных номеров. Также всегда остается возможность настройки ограничения доступа.

Создание удаленной телефонной сети дает возможность не только расширить функционал офиса и ускорить процесс общения между сотрудниками, но также существенно удешевить междугородние, мобильные и международные переговоры. Экономия на оплате услуг телефонных операторов обеспечивает стремительный рост популярности создания удаленных мест.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Подключение мобильных и сотовых телефонов к современным АТС открыло множество возможностей сотрудникам компании, которые в силу своих обязанностей не могут все время находиться на рабочем месте. Наиболее популярным стандартом, используемым для соединения мобильных и фиксированных сетей, является DECT.

DECT – стандарт цифровой передачи данных, предоставляющий возможность удаленного внутрисетевого общения в пределах действия сети и доступ работнику компании к функциям АТС. Это особо актуально для складов, логистических компаний, аэропортов, заводов и других предприятий, занимающих большие площади. Стандарт DECT позволяет подключать мобильные аппараты к системам аппаратной или IP-телефонии.

Что нужно для подключения?

• Контроллер
• Система телефонии
• Телефонные аппараты

Многие современные мини-АТС включают в себя котроллер DECT, позволяющий поддерживать связь на расстоянии до 1000 м от базовой станции. Но преимущественно для офисных сетей используются контроллеры, поддерживающие связь до 300 м.

DECT-роуминг

DECT-роуминг – это возможность регистрации одного аппаратного устройства в разных системах. Он используется, когда в сети у каждого офиса (филиала, здания) есть своя телефонная станция с DECT-контроллером.

Стандарт европейского уровня DECT обеспечивает качественную связь. Телефонные разговоры защищены, их сложно прослушать, а минимальное излучение в сравнении с другими мобильными и сотовыми сетями делает его эффективным и наиболее безопасным решением на рынке.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Переадресация вызовов является одной из основных функций офисных АТС, поскольку позволяет увеличить количество обработанных звонков на 20-70% в зависимости от настроек и загрузки сети. В случае необходимости звонок перенаправляется свободному оператору, другому специалисту или на автоответчик. Без этой функции сегодня не обходится ни один современный call-centre.

4 ключевых вида переадресации

• Абсолютная
  В этом случае все звонки переадресовываются на другой телефон. Этот вид часто используется для обработки звонков, поступающих во время отсутствия сотрудников в офисе (нерабочее время, отпуск, переезд), а также для переадресации с городского телефона на мобильный.


• При занятой линии
  Звонки перераспределяются на свободных операторов, если линия занята. Компании часто используют многоканальный номер, который позволяет осуществлять переключение за доли секунды. Абонент не ждет и не замечает переключения. Количество линий может достигать 30-ти и более в зависимости от потребностей компании.


• При отсутствии ответа
  Звонок перенаправляется на другой номер, если по истечении указанного срока на него нет ответа. Время ожидания устанавливается в настройках.


• Условная
  Во время вызова включается автоответчик, предлагающий звонящему набрать разные варианты коротких номеров для связи с нужным отделом или специалистом. Эта услуга голосового секретаря включена во многие современные АТС.

Переадресация также позволяет перенаправлять звонки с виртуальных номеров, создающих виртуальные офисы по всему миру без необходимости создания реального филиала. Такая экономия оценена многими компаниями.

Можно переадресовывать звонки на городской или мобильный номер, а также на внутренний номер АТС. Гибкость управления системой позволяет выбирать функции, необходимые для конкретной компании, быстро и просто менять настройки.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Автоматизация обработки звонков с помощью колл-центра обеспечивает бесперебойную, оперативную работу сотрудников компании, и как результат, рост ее прибыли. Этого удается достичь благодаря отлаженному механизму работы, снижению влияния человеческого фактора, гибким настройкам системы под индивидуальные потребности компаний.

Современный колл-центр работает с помощью CRM – приложения для ПК, в котором фиксируется информация о клиентах, телефонных звонках, анализируются статистические данные. Управление совершается с помощью простого и понятного интерфейса. Интеграция с компьютерными технологиями обеспечивает глубокий анализ эффективности работы сотрудников.

Популярные функции программ для колл-центров:

• прием входящих звонков;
• переадресация;
• запись разговоров;
• организация горячих линий;
• организация службы техподдержки;
• проведение теле- и аудиоконференций, рекламных кампаний;
• формирование рассылок (SMS, e-mail);
• организация «холодных звонков»;
• планирование звонков.

Компьютерные программы позволяют также управлять базой клиентов и сотрудников, назначать права пользования, проводить тестирование и осуществлять массу дополнительных полезных функций. Оборудование подбирается и настраивается с учетом специфики конкретного бизнеса.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

Современные технологии позволяют организовать надежную и доступную связь между региональными представительствами. Корпоративная телекоммуникационная сеть делает взаимодействие между офисами более гибким, экономным и повышает продуктивность работы сотрудников.

При подключении такой сети не нужно проводить кабельные линии, перенастраивать офисные приложения. Ключевым требованием является лишь наличие Internet. С ростом компании можно масштабировать сеть, увеличивая ее производительность и многофункциональность. При этом не понадобится перенастройка или замена оборудования в других офисах.

Ключевые возможности корпоративной сети:

• Защита передаваемой информации шифрованием
• Предоставление доступа к общей CRM, электронной почте, документам
• Управление принтерами, факсами в удаленных офисах
• Интеграция с бухгалтерскими системами
• Возможность удаленного администрирования ПК
• Экономия на междугородних и мобильных звонках

Современные технологические решения позволяют добиться реализации практически любых идей и пожеланий заказчиков при организации корпоративной сети между удаленными офисами. Подбор техники и программного обеспечения индивидуальны в каждом отдельном случае.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.

CTI приложение – комплексное программное обеспечение, целью разработки которого является телефонно-компьютерная интеграция. Такие программы позволяют управлять бизнес-процессами проще и быстрее, объединяя работу телефона, электронной почты, факса и других полезных устройств.

Основные возможности CTI приложений:

• Отслеживание вызовов
• Предоставление информации об абоненте
• Управление базой клиентов
• Управление факсами, принтерами, видеонаблюдением
• Проведение конференций, мониторингов
• Интеграция с программами бухгалтерского учета и CRM
• Видеосвязь (Communication Assistant)
• Голосовая почта (Voice Mail Assistant)
• Опция чата для сотрудников отдела или компании

Существуют бесплатные и платные CTI приложения. Их установка является простым процессом, с которым справится человек без технического образования или опыта. При этом необходимо указать IP-адрес АТС, номер абонента и выбрать пароль. Управление приложениями осуществляется посредством удобного интерфейса, в котором для проведения действия нужно лишь нажать на кнопку.

Развитие рынка CTI приложений приводит к разработке новых более совершенных и экономично выгодных программ, сокращающих количество операций при обработке вызовов и предоставляющих информацию в удобной форме.

Понравилась наша статья?
У нас есть еще масса интересных статей в нашем блоге.