Должность секретаря есть во многих компаниях и в обязанности этого сотрудника, в том числе, входит и соединение с Руководителем по телефону. Иногда бывает, что у Секретаря несколько Руководителей. Именно для таких ситуаций предназначена функция мини-АТС «Директор-Секретарь».

Для работы данной функции необходимо, чтобы у секретаря и руководителя стояли системные телефоны, на которых должны быть запрограммированы специальные кнопки. Основными являются кнопки PDN и SDN.

Кнопка PDN – эта кнопка позволяет совершать и принимать звонки. Если запрограммировать несколько таких кнопок, то можно одновременно отвечать на несколько вызовов путем удерживания предыдущего.
Кнопка PDN является кнопкой собственного номера, то есть если на телефоне только одна кнопка PDN и в данный момент идет разговор, то для других абонентов она будет занята. Если же таких кнопок несколько, то несмотря на то, что разговор будет идти, звонок всё же сможет поступить и для звонившего линия будет восприниматься как свободная. Ответить на второй звонок можно, удерживая первый. Одному абоненту можно запрограммировать до 8 таких кнопок. Как правило, две кнопки программируют руководителю и две и более секретарю.

Кнопка SDN – в нее записывается любой внутренний номер, имеющий кнопку PDN. Секретарю на этот номер обычно прописывается номер шефа. Индикатор кнопки SDN показывает текущее состояние соответствующего внутреннего абонента (занят/свободен/принимает звонок). Кроме того, эта кнопка может использоваться для выполнения следующих операций:

• переадресация вызовов внутреннему абоненту с PDN (секретарь соединяет шефа с нужным абонентом)
• вызов внутреннего абонента с PDN (секретарь вызывает шефа)
• удержание вызовов и извлечение вызовов, удержанных внутренним абонентом с PDN (шеф извлекает вызов, удержанный секретарем)
• ответ на вызовы, поступающие внутреннему абоненту с PDN (секретарь отвечает на вызовы, поступающие шефу)

Для одного абонента с PDN может быть назначено до 8 абонентов, у которых в SDN прописан его номер. Это значит, что одному руководителю может быть назначено до 8 секретарей с его кнопкой SDN. Если руководителю поступает звонок, у секретаря так же раздается звонок. Секретарь может перехватить поступающий звонок, если это необходимо.

У кнопок PDN и SDN есть функция задержки звонка. То есть можно установить, например, задержку 2 звонка руководителю. Это значит, что все звонки сначала будут направляться секретарю, а через 2 звонка телефон зазвонит у руководителя.
С помощью кнопки SDN удобно вызывать соответствующего абонента (одним нажатием кнопки), переключать на него звонок (переключение также осуществляется одним нажатием на кнопку SDN), снимать вызовы с удержания, установленные на телефоне с PDN (тоже одним нажатием).
Есть и некоторые ограничения – нельзя запрограммировать различные типы сигналов для внешних и внутренних звонков на PDN кнопку. Тип вызова можно будет увидеть только на дисплее телефона.



Понравилась наша статья? У нас есть еще масса интересных статей про организацию офисной телефонии на нашем блоге

Нужна консультация по выбору офисной АТС? Мы с радостью проконсультируем - это бесплатно